Usage de l'Informatique - internet - et autres
Les tutos de Nico, c'est par ici !
Accès au emails et gestion du compte
Se connecter au mail admin@lepont34.fr
Cet email est en principe réservé à l'usage administratif de l'association et de l'EVS.
Il n'y a pas de restriction ...
Connexion :
Configurer Gmail (app iOS / Android) en IMAP (messagerie)
Ce guide explique comment utiliser l'app mobile Gmail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) et l'app Web Gmail (service en ligne gmail.com) afin de consulter une adresse mail hébergée par Infomaniak.
Préambule
- Il est recommandé d'utiliser l'app Infomaniak Mail pour bénéficier des avantages de sécurité Infomaniak.
- ⚠️ Les différents services proposés par Infomaniak sont tous compatibles avec les protocoles standards correspondants (notamment IMAP/SMTP pour le mail, WebDAV pour les partages, S3/Swift pour le stockage, etc.).
- Par conséquent, si vous rencontrez un problème avec un logiciel tiers, contactez directement son éditeur ou un Partenaire et consultez la politique de support ainsi que l'article 11.9 des CGU Infomaniak.
Utiliser l'app mobile Gmail pour Infomaniak
Prérequis
- Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
- Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
- Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.
Pour ajouter en IMAP l'adresse mail gérée chez Infomaniak sur votre app mobile Gmail (guide officiel):
Dans les images ci dessous, remplacez "info@domaine.xyz" par "admin@lepont34.fr"
- Rendez-vous dans les Paramètres de Gmail.
- Appuyez sur Ajouter un compte.
- Choisissez Autre.
- Saisissez l'adresse mail que vous souhaitez utiliser.
- Choisissez le type de compte IMAP.
- Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
- Utilisez le nom de serveur
mail.infomaniak.compour:- Serveur entrant IMAP (réception):
- Serveur sortant SMTP (envoi):
- Serveur entrant IMAP (réception):
- Terminez l'ajout de l'adresse.
Envoyer des e-mails "Infomaniak" depuis Gmail
Il est également possible de configurer l'app Web gmail.com pour pouvoir envoyer des e-mails d'une adresse mail hébergée par Infomaniak depuis l'interface Google:
- Prenez connaissance de ce guide Google.
- Décochez la case Traiter comme un alias.
- Utilisez ces informations de connexion:
- nom du serveur SMTP =
mail.infomaniak.com - port =
465(cochez la case Connexion sécurisée SSL (recommandée))
- nom du serveur SMTP =
Modifier votre configuration
Si nécessaire (suite au point 2 ci-dessus):
La gestion des adhérents
Le Numéro d'adhérent :
Je ne sais pas si cela est obligatoire, mais en général on attribue un numéro unique à chaque adhérent.
- Le numéro sert en informatique au suivi de gestion de l'adhérent.
- Il est unique par adhérent.
- Il peut être séquentiel en partant de 1, ou signifiant avec des zones qui donnent des informations sur l'adhérent.
Le problème au Pont :
- La notion d'adhésion familiale complique la notion d'adhérent unique.
- Les familles recomposées ont souvent des noms de famille multiples.
Je propose :
- La création d'une fiche "famille", qui porte un numéro d'adhésion unique "famille"
- La création d'un registre/fiche de personnes, qui ont toutes un numéro intra à la famille tout en étant unique parmi les personnes physique
ce pourrait être : <DATE>-<FAMILLE>-<PERSONNE>
- DATE : AAAMMJJ ou simplement AAMMJJ (20260201 ou 260201)
- SEQUENCE : 3 chiffres, soit de 001 à 999
- PERSONNE : 4 chiffres, soit de 0001 à 9999
ou bien 1 chiffre pour le numéro dans le sequence famille
exemple : une famille de 5 personnes, qui vient s'enregistrer (première adhésion) le 24 janvier 2026
Pour exemple, il y a déjà 100 adhésions prises, c'est la 101oieme
Il y a déjà 200 personnes enregistrées, ils seront les 201 à 205 ieme
adhésion famille : un numéro d'adhésion <DATE>-<Numero séquentiel>, soit
20260124-101 ou 260124-101
enregistrement des personnes : <NumFamille><NumPersonne> on peut mettre un tiret entre les deux zones
1010201 ou 101-0201
1010202 ou 101-0202 ...
1010205 ou 101-0205
Le code complet d'un des membre de cette famille est donc 260124-101-0201, ce qui dit :
la date d'adhésion, le numéro de l'adhésion, le numéro de la personne
Soit : c'est la 101 ème adhésion, la 201 ème personne à participer, et le groupe est arrivé le 24-01-2026
Pour la version code court des personnes :
1011
1012 ...
1012
le code complet :
code court : 260124-1011 à 260124-1015
code long : 260124-101-0201
code allongé : 20260124-101-0201
| Avantages | Inconvénients | |
| Code Court |
|
|
| Code Long |
|
|
Ma recommandation : choisir le code long, qui permet d'accéder facilement à la fiche famille, à la fiche individuelle, et qui permet de retrouver automatiquement la fiche famille à partir de la saisie du code individuel :
- champ "Identifiant Personnel" -> saisie : "-0201" -> recherche et remonte la fiche 260124-101-0201.
- champ "Identifiant Famille" -> saisie : "-101-" -> recherche et remonte la fiche famille, ou toutes les fiches individuelles selon le contexte
La saisie des noms de famille
le problème dans la gestion et le traitement des noms des famille/adhérents est souvent liée aux particularités orthographiques
Dans notre système actuel, tout est lié à l'adhésion et donc dans le champ "NOM", on trouve un ou plusieurs noms, des noms composés, des nom à particule, etc. ce qui complique la recherche, les tris, la gestion.
Je propose d'adopter les règles suivantes :
Nom de famille, simple ou composé. i.e.
- soit un seul nom, soit plusieurs noms, accolés par des "/" (séparateur de noms)
- les noms avec des "-" restent comme cela
- les noms avec des espaces posent problème parfois dans les listes de noms.
exemples : Françoise Le Pont et Jacques Martin ont pour enfants Nicolas Le Pont, Aude Martin et Anaïs Le Pont-Martin
Nom sur la fiche de famille (au choix des adhérents) :
A noter : mettre en premier le plus usuel pour les recherches alphabétiques
- LE PONT ou MARTIN (1 seul nom)
- LE PONT-MARTIN (un nom composé)
- LE PONT / MARTIN (deux noms accolés ; il peut y en avoir plus)
Nom des personnes de la fiche : deux champs distinctes NOM Prénom dans cette casse précise
- MARTIN Jacques (visuellement différencié de JACQUES Martin)
FICHE FAMILLE : les champs
La fiche famille doit comporter un certain nombre de champs à minima :
- Le numéro d'adhésion : 260124-101
- Le nom de la famille : LE PONT / MARTIN
- L'adresse de la famille: rue:385 Route Royale, ville;st-Etienne, codepostal:34700
- La date d'adhésion : 24 janvier 2026
- La date de cotisation : 24 janvier 2026
- Le nombre de personne : 5
- Le numéro de gestion : <numéro adh asso-connect>
- l'état : actif/en attente de paiement/retiré de l'adhésion ..(liste non exhaustive)
FICHE PERSONNE : les champs
- Le numéro d'adhérent : 0201
- Le nom de famille : LE PONT
- Le prénom : Nicolas
- Le genre ? : ????
- L'âge ou la classe d'âge: enfant/ados/adulte/senior
- Droit de vote : Oui/Non
- Rôle asso : - / bénévole (?) / Direction collégiale / Président / Trésorier / .. etc(liste non exhaustive)
- Commissions / Groupes : dans quelle commissions l'adhérent est actif.
- les champs de communication, email, tel, etc dont seul l'email peut éventuellement être rendu obligatoire (?)
- Pour les mineurs (?) : Parent responsable ?
LE CAS DES ORGANISATIONS ET PERSONNES MORALES :
La solution proposée convient à ce type d'adhésions.
La seule différence serait d'ajouter un champ "Type" à la fiche Famille :
- Type : Personne / Organisme / Association / Autres
- éventuellement un champ "Contact email" et "Contact téléphone" pour simplifier les recherche à la saisie
La fiche FAMILLE / ORGANISATION serait alors :
- Le numéro d'adhésion : 260124-101
- Le nom de la famille : Association Les Joyeux
- La date d'adhésion : 24 janvier 2026
- La date de cotisation : 24 janvier 2026
- Le nombre de personne : 5
- Le numéro de gestion : <numéro adh asso-connect>
- l'état : actif/en attente de paiement/retiré de l'adhésion ..(liste non exhaustive)
- Type : Personne / Organisme / Association / Autres
- Contact email email@domaine.ext
- Contact téléphone 06 05 04 03 02
Si cet adhésion comporte des personnes qui viennent régulièrement, des fiches individuelles peuvent alors être créer par personne
LE CAS DES CONTACTS DE L'ASSOCIATION, NON ADHÉRENTS
Par principe, ce sont des contacts qui doivent être gérés différemment des adhérents.
Néanmoins, selon le système ou logiciel utilisé, des champs peuvent être gérés en commun, notamment les champs de base et de communication (adresse, mail, tel, etc). Cest le cas dans Odoo
LES MAILING LISTES
Elles doivent être faite à partir d'un outil spécialisé, soit comme celui inclus dans odoo, soit comme dans la suite infomaniak.
pour infomaniak et tous ces outils, il faut des fichiers nettoyés, et penser aux fonctions d'import/export et mise à jour. Infomaniak notamment n'utilise que le protocole VCF pour exporter et importer des contacts. Or ce format de fichier est rarement lisible par les tableurs type excel/calc.
Des outils en ligne font cela très bien, mais quid de la garantie des données confiées. Ceci duit J'ai un petit programme qui permet de le faire, que j'ai écris, d'autres doivent exister.
Pour tous, Nicolas : n'hésiter a discuter ou me demander des explications sur ces quelques lignes.